N'est-ce pas formidable de voir les événements en présentiel faire leur retour ? Nous sommes ravis d'apprendre, grâce à nos clients, que les gens recommencent à réserver. Nous avons également constaté avec enthousiasme les signes d'une demande refoulée, avec des ventes très soutenues à mesure que le public revient.
Nous avons donc pensé que ce serait le moment idéal pour faire le point. Voici six conseils pour utiliser CrowdHandler et garantir une mise en vente de billets réussie.
1 : Planifier à l'avance et tester
Nous savons que les mises en vente saisonnières – avec ou sans réservation prioritaire, offres spéciales ou réductions – peuvent s’avérer complexes. Notre premier conseil est donc de vous laisser suffisamment de temps pour tout tester minutieusement. Pour ce faire, vous pouvez planifier votre mise en vente à l’avance : configurez votre « salle d’attente » pour qu’elle s’active une heure avant le début de la mise en vente et programmez votre système de billetterie pour qu’il se mette en ligne peu après, la file d’attente s’activant à l’heure officielle de la mise en vente.
La salle d'attente rassemblera tous les utilisateurs qui pourraient se trouver sur votre site en attente de billets et les placera dans une file d'attente préliminaire accompagnée d'un compte à rebours qui attisera leur enthousiasme. Pendant ce temps, vous pouvez mettre tous les billets en vente et utiliser notre fonctionnalité de contournement d'adresse IP pour accéder au site avant l'arrivée de vos utilisateurs.
Profitez de cette heure de calme avant la tempête pour tester le site de manière approfondie : assurez-vous que vos codes prioritaires fonctionnent et que tout le monde pourra accéder aux bons types de billets.
2 : Utiliser la correspondance de motifs d'URL
La possibilité de restreindre l'accès à certaines URL plutôt qu'à l'ensemble du site peut s'avérer très utile. Si vous organisez une mise en vente ponctuelle de billets, par exemple, vous pouvez souhaiter restreindre l'accès à la page de sélection des places pour une représentation spécifique ou une série de représentations, tout en laissant l'accès à d'autres fonctionnalités transactionnelles (vente d'abonnements, adhésions, dons, etc.) totalement libre.
Pour ce faire, vous pouvez utiliser la correspondance de modèles d'URL (en modifiant le champ « Protéger les URL ») afin de vous assurer que seules certaines voies d'accès à la billetterie sont restreintes.
3 : Créer une voie réservée aux personnalités importantes
Si vous organisez une prévente, pensez à utiliser notre fonctionnalité de codes prioritaires pour offrir un accès préférentiel simple à vos membres ou abonnés. À l'instar de l'embarquement prioritaire dans un avion, le système d'accès prioritaire de CrowdHandler vous permet de créer une file d'attente distincte pour toutes les personnes disposant d'un code. Si votre système ne dispose pas de fonctionnalités suffisantes pour gérer les réservations prioritaires, c'est un moyen simple d'ajouter cette fonctionnalité utile à votre mise en vente.
4 : Communiquez avec vos utilisateurs
Utilisez la fonctionnalité de messagerie pour tenir les personnes en salle d'attente informées au fur et à mesure que la vente se déroule, en leur indiquant les dates ou les zones de votre plan de salle qui sont en voie d'être épuisées. En informant les utilisateurs en file d'attente de la disponibilité des places, vous allégerez la charge sur votre système de billetterie en accélérant le parcours moyen des utilisateurs et en leur évitant de cliquer inutilement un peu partout sur le site.
5 : Laisser l'autotune gérer le parcours utilisateur
En termes de parcours utilisateur, la mise en vente d'un billet s'apparente en réalité à une pièce de théâtre en trois actes.
C'est lors de la première phase que les utilisateurs les plus déterminés parviennent à passer le cap – et c'est là que de nombreux sites de vente de billets rencontrent des difficultés, car ces premiers visiteurs tentent d'obtenir les meilleures places possibles, le plus rapidement possible.
Au deuxième acte, l'offre commence à se raréfier et, à mesure que les meilleures places se vendent, les gens prennent le temps de chercher des places qui leur conviennent. Au cours de ce deuxième acte, le rythme des transactions ralentit, ce qui peut vous permettre d'accueillir davantage d'utilisateurs.
Au troisième acte, les places disponibles sont si rares que les gens ont désormais du mal à réserver, car ils se disputent les dernières places. Si vous avez la chance d’afficher complet, ce dernier acte peut exercer une pression supplémentaire sur votre système de billetterie, car de nombreux utilisateurs tenteront d’ajouter simultanément ces quelques places à leur panier. Si vous ne faites pas salle comble, une troisième vague de curieux fait son apparition à ce moment-là, et la plupart des processus de billetterie sont capables d'en gérer un bon nombre.
Alors, comment gérer ces fluctuations ? C'est difficile à évaluer manuellement. Si vous alimentez le système à un rythme constant, vous risquez probablement d'avoir un débit trop élevé au début, et peut-être à la fin, mais trop faible au milieu.
La réponse, en un mot ? Laissez l'autotune s'en charger, en fonction de la façon dont vos pages réagissent.
6 : Ce n'est pas fini tant que...
Une fois votre promotion terminée, vous pouvez supprimer votre salle d’attente dédiée et rétablir le fonctionnement normal de votre salle d’attente générale. Nous vous déconseillons toutefois de désactiver complètement la fonction de salle d’attente : il est toujours judicieux de disposer d’une protection générale sur toutes vos URL afin de faire face à d’éventuelles urgences imprévues.
Des situations d'urgence imprévues, dites-vous ? Oui – d'ailleurs, je vais vous raconter une histoire vraie.
Un jeune entrepreneur – appelons-le John – s'était chargé de la billetterie d'un nouveau festival. Sachant que cet événement, organisé après le confinement, allait faire beaucoup de bruit, il a pris la bonne décision : il s'est inscrit sur CrowdHandler et a mis en place une file d'attente pour gérer l'afflux initial dès que les billets seraient mis en vente.
En effet, dès la mise en vente des billets pour le festival, on a constaté un pic important de trafic. La page d'attente a bien géré la situation et le site a fonctionné sans problème.
Après la mise en vente initiale, les ventes de billets ont ralenti. Mission accomplie ! Cependant – plus par hasard que par choix –, John a laissé la salle d’attente telle quelle.
Et heureusement qu'il l'a fait, car trois semaines plus tard, sans crier gare, les organisateurs du festival ont annoncé qu'un DJ extrêmement populaire venait de rejoindre l'affiche. Cette publication surprise sur les réseaux sociaux a provoqué un véritable engouement, bien plus important que lors de l'annonce initiale, et des milliers de personnes supplémentaires se sont précipitées sur le site pour réserver leurs billets pour l'événement.
Sans que John ait eu à lever le petit doigt (même si on imagine qu'il a dû faire quelques gestes), la salle d'attente générale a pris le relais et a permis à tout de fonctionner sans accroc. Les festivaliers ont réservé leurs billets, CrowdHandler a géré l'affluence et le site est resté accessible.
Vous vous attendez à une reprise de la demande après le confinement ?
Vous vous attendez à une reprise de la demande après le confinement ? Vous envisagez de mettre en place une file d'attente pour la mise en vente de vos billets ?